Andar com a contabilidade em dia não é só uma questão de legalidade. A gestão contábil é fundamental para calcular taxas corretamente, organizar a burocracia tributária e acompanhar a situação financeira do negócio. Mas, para que isso aconteça, é fundamental existir uma boa relação entre contador e empresário.

A partir dos documentos entregues, o contador vai organizar, administrar, calcular e resolver todo o processo burocrático de tributação do negócio. Além disso, as informações ajudam a elaborar um planejamento tributário eficaz para sua empresa.

Os 10 documentos necessários para o contador

Trabalhistas

Nessa categoria, se enquadram todos os documentos que dizem das relações de trabalho da empresa, mesmo que não sejam assalariados:

1. Recibos de pagamento

Salários, pró-labore, férias, atestados médicos, vale transporte e atividades autônomas.

2. Guias de contribuições

INSS, FGTS e contribuições sindicais.

Esses são os documentos utilizados para realizar as folhas de pagamento que serão escrituradas na contabilidade.

Fiscais

Veja os documentos que seu contador precisa para manter os compromissos fiscais em dia:

3. Notas fiscais

Todas as notas de entrada e saída financeira, de serviços/produtos ofertados ou adquiridos. Encaixam-se também notas de serviços de telefonia e energia elétrica.

É importante enviar também notas em arquivos eletrônicos, como a Nota Fiscal Paulista e Arquivos do Speed Fiscal.

4. Comprovante de impostos

Pagamento de DAS, GAREs, GNREs e DARFs.

O envio dos documentos fiscais evita que sejam pagas multas por atraso ou que se esqueça de pagar algum imposto importante.

Contábeis

São os documentos que não fazem parte dos movimentos trabalhista e fiscal, mas que estão relacionados com as movimentações financeiras da empresa.

5. Recibos

Todos os recibos de aquisições diversas do negócio.

6. Extratos

• Movimentação bancária, empréstimos, cartões de crédito e desconto de duplicatas, (detalhamento do Extrato bancário demonstrando quais são as transações, por exemplo: ‘recebimento de cliente xxx…’, ‘transferência recebida do xxx…’, ‘pagamento de internet, energia elétrica, etc…’, ‘pagamento de salários…’, ‘retirada pró labore…’ dentre outras);
• Cópia ou Extrato/Resumo mensal das aplicações e rendimentos de aplicações;
• Cópia ou Extrato mensal das movimentações com cartão de crédito;
• Cópia ou Extrato da Cobrança bancária mensal , informado quais documentos são de despesas/custos;

7. Contratos

Apólices de seguro, financiamentos, locação e leasing.

8. Controle de caixa

Movimentação financeira de entrada e saída. O controle de caixa pode ser feito diariamente, fechando com o saldo do dia.

O controle de caixa é uma ferramenta que será útil tanto para o contador quanto para avaliar a saúde financeira do seu negócio.

Estoques

9. Controle de estoque

Registro da quantidade, tipos de mercadorias e do custo unitário e total dos produtos.

10. Livro inventário

Identificação, classificação e contagem de produtos no estoque. O livro é uma obrigação legal das empresas.

O controle de estoque permite visualizar a rotatividade de produtos no estoque, assim como casos de perda, furto ou extravio de mercadorias. Além disso, ajuda na precificação das mercadorias e balanço de caixa.

A partir desses documentos, o contador consegue não só cumprir com as pendências fiscais e tributárias, mas também visualizar a situação financeira da sua empresa.

Com as informações sistematizadas e acessíveis, é possível elaborar e executar um planejamento que faça seu negócio crescer.

Jamais perca os prazos!

Dentro da contabilidade prazo é tudo. Um dia de atraso em uma documentação pode resultar em uma gigantesca multa para sua empresa e você, como empresário, com certeza não quer isso, não é mesmo?

Portanto, é essencial manter um olho sempre no calendário. Procure trabalhar com espaço, antecipe todas as documentações que puder e não deixe para entregar nada de última hora.

Mantenha um protocolo de serviços contábeis para conferência!

Sempre que uma documentação for sair da sua empresa rumo ao escritório de contabilidade efetue um registro para maior controle do serviço contábil.

Atualmente o fisco exige que a empresa mantenha inúmeros registros dentro do seu espaço físico e por isso as idas e vindas dos documentos estão cada dia mais constantes. Para evitar erros ou até mesmo eventuais perdas, tenha sempre um protocolo organizado para este controle. Esta questão também é válida para documentos eletrônicos, hoje já contam, os com ferramentas para controlar e garantir o recebimento destes.

Se sua empresa contratar um plano de saúde para os funcionários, por exemplo, é essencial que a retenção dos impostos que foram feitos na fonte pagadora sejam repassados para a contabilidade. Caso contrário, serão geradas multas, ou impedimentos de emissão das certidões negativas, graças a essas pendências fiscais.

A boa comunicação é fundamental para o sucesso das empresas, não somente entre contador e cliente, mas também entre contador e contador no caso das relação entre empresas.

A atenção aos serviços contábeis é de fundamental importância na rotina dos empresários.

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